Tietosuojavastaava

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan jokaisen kunnan tulee nimittää tietosuojavastaava.

Rekisterinpitäjän tulee julkistaa tietosuojavastaavan yhteystiedot ja ilmoittaa ne tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavastaavan yhteystiedot tulee julkistaa siten, että rekisteröidyt ja tietosuojavaltuutetun toimisto voivat tavoittaa tietosuojavastaavan helposti.

Tietosuoja-asetus sisältää yksityiskohtaiset säännökset tietosuojavastaavan tehtävistä ja asemasta. Tehtäviin kuuluu muun muassa

• seurata tietosuojasääntöjen noudattamista organisaatiossa ja tuoda esiin havaitsemiaan puutteita
• antaa tietoja ja neuvoja tietosuojasääntöjen mukaisista velvollisuuksista
• olla tietosuojavaltuutetun toimiston yhteyshenkilönä ja tehdä yhteistyötä tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa

Kunnanhallitus on kokouksessaan 28.8.2023 § 134 nimennyt tietosuojavastaavaksi hallintojohtajan ja varahenkilöksi asiakirjahallinnon suunnittelijan. Tietosuojavastaavan yhteystiedot on ilmoitettu tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisäksi tietosuojavastaavan yhteystiedoista on tiedotettu organisaatiossa sisäisesti.

Mihin käytämme henkilötietoja?

Rautavaaran kunnassa henkilötietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään lakisääteisen viranomaistoiminnan toteuttamiseksi ja kuntalaisten palveluiden järjestämiseksi. Tietoja säilytetään suunnitelmallisesti ja lainsäädännön määräämän, asian käsittelyyn tai palvelun toteuttamisen edellyttämän ajan.

Kerättävät henkilötiedot vaihtelevat palvelualuekohtaisesti. Pääasiassa kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite, henkilötunnus, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero ja kiinteistötunnus.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa erilaisia oikeuksia rekisteröidylle, eli henkilölle, jonka tietoja käsitellään. Oikeuksia sovelletaan eri tavoin riippuen siitä, mikä on henkilötietojen käsittelyperuste.

• Oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus, siitä käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei. Jos rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, on rekisteröidyllä oikeus tutustua itseään koskeviin rekisterinpitäjän käsittelemiin tietoihin.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen. Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
• Oikeus tulla unohdetuksi. Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kunnan rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kunnan tiedonohjaussuunnitelmaa ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näinollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Rautavaaran kunnan henkilörekistereihin liittyen.

Rekisterinpitäjä arvioi, voidaanko rekisteröidyn oikeus toteuttaa. Jos rekisterinpitäjä katsoo, että oikeutta ei voida toteuttaa, se voi kieltäytyä pyynnöstä.  Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta oikeutta, jos sen toteuttaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnöstä myös, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia. Vaihtoehtoisesti rekisterinpitäjä voi tällöin periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy rekisteröidyn pyynnöstä, sen on ilmoitettava siitä rekisteröidylle viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kieltäytyminen on perusteltava. Rekisterinpitäjän on myös kerrottava rekisteröidylle mahdollisuudesta tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle sekä käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?

Henkilörekisteritietojen tarkastuspyynnöt sekä muut rekisteröidyn oikeuksiin perustuvat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisena Rautavaaran kunnan kirjaamoon.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos rekisteröidyn oikaisupyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä pyynnöstä. Pyyntöjä voidaan pitää ilmeisen perusteettomina tai kohtuuttomina erityisesti, jos niitä esitetään toistuvasti. Toistuvista, samoja tietoja koskevista pyynnöistä voidaan periä maksu

Mahdollisen maksun määrittämisessä otetaan huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.

Yhteystiedot

Rautavaaran kunnan kirjaamo
kirjaamo@rautavaara.fi
Postiosoite: Koulutie 1
73900 Rautavaara

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@rautavaara.fi
Postiosoite: Rautavaaran kunta
Koulutie 1
73900 Rautavaara

Lisätietoja tietosuojasta